Crescimento e (in)eficiência do trabalho!

Nascer, conquistar os primeiros clientes, fidelizar, conquistar novos clientes e crescer rápido! Este é o percurso que qualquer negócio sonha trilhar, mas é na fase de crescimento que surge um dos principais desafios: a eficiência do fluxo de trabalho. Esta é a métrica que nos vai dizer quão engrenada está a operação da nossa empresa e, consequentemente, quão preparada está para crescer em escala sem comprometer a qualidade do serviço/produto e o time-to-market. Confuso? O meu nome é Fábio Perrotta, sou Delivery Manager da Fabamaq, e quero ajudar a esclarecer algumas dúvidas sobre este conceito e o que ele representa.

COMPREENDENDO O FLUXO DE TRABALHO

Fotografia por Carlos Aranda publicada no Unsplash.

Numa operação de manufatura conseguimos identificar um gargalo*(ver definição no final do artigo) de forma quase imediata. Basta olhar para algum acumulado de material na linha de produção. No contexto digital, o trabalho invisível pode ser um grande perturbador da eficiência da empresa. Há tarefas que podem ficar paradas durante semanas sem que ninguém dê conta ou vá resolvê-las. Quando a entrega se aproxima chegam as famosas perguntas: porque estamos atrasados? Onde é necessário alocar mais esforço para acabarmos mais rápido?

Por mais que alguém possa arriscar uma resposta simples e direta, esta pessoa provavelmente não dará uma resposta efetiva à realidade complexa do processo de desenvolvimento de software. Os sistemas virtuais de gestão de atividades de produtos e projetos possuem vários fluxos de trabalho paralelos que se interligam num certo ponto. Cada atividade flui através dos passos de seu fluxo de trabalho e esta atividade pode representar qualquer coisa: uma história de usuário, uma feature, uma sub-atividade de uma feature, um bug, etc. 

Quando pensamos no ciclo de vida de uma atividade, temos a sua criação, os passos intermediários (análise, desenvolvimento, validação etc.) e o seu encerramento. À medida que a atividade caminha no fluxo, ela geralmente depende de mais do que uma pessoa e pode ficar parada por diferentes motivos (falta de informação, priorização, super alocação, entre outras possibilidades). Escalando este cenário, em que temos vários tipos de atividades, equipas e produtos distintos interdependentes em desenvolvimento, fica difícil encontrarmos uma causa direta para um atraso de entrega. 

O que podemos fazer é organizar o sistema de trabalho para que ele possa facilmente sinalizar qual o estado do fluxo em que uma atividade passa mais tempo durante o seu ciclo de vida. A partir daí podemos direcionar o esforço para uma etapa concreta em que existe de facto um gargalo ou desperdício de energia. Uma das métricas que possibilita análises como essa é a Eficiência do Fluxo de Trabalho.

O QUE É A EFICIÊNCIA DO FLUXO DE TRABALHO E COMO SE CALCULA?


A eficiência do fluxo de trabalho é uma métrica que nos diz o quão bem desenhado está o nosso fluxo de trabalho, tendo sempre como foco o item do fluxo (atividade) e nunca as pessoas que executam o trabalho. O seu cálculo é feito tendo em conta o tempo que a atividade passa em dois tipos de estados do fluxo: estados de ação (trabalho efetivo) e estado de espera (parado).

 

Esquema explicativo de Lead Time por Julia Wester.

Na Fabamaq, por exemplo, extraímos o tempo médio que as atividades ficam por estado do workflow. O valor desta métrica é, assim, calculado a partir da seguinte fórmula:
 

Total do tempo da issue nos estados que representam ação 
(Exemplos estados de ação: In Progress, In validation, In Analysis...) 
:
Tempo total entre a issue ser escolhida para ser desenvolvida até à entrega 
(também designada como Cycle Time) 

Eficiência do fluxo de trabalho 
(valor em %)

 

O QUE NÃO É EFICIÊNCIA DO FLUXO DE TRABALHO? 

Não podemos considerar nesta métrica o quão eficiente uma pessoa é no seu trabalho. A eficiência do fluxo de trabalho pretende mostrar a qualidade do nosso sistema de trabalho enquanto organização e processo. Para analisar a performance de cada membro da equipa devem considerar-se outras opções.

QUAL O VALOR QUE ESTA MÉTRICA DEVE TER?

O mercado mostra-nos como valor comum, uma (baixa) eficiência do fluxo de trabalho próxima dos 15%. Este resultado significa que 85% do tempo a tarefa esteve parada e a aguardar uma ação, facto que nos transmite uma realidade aquém do desejado para qualquer organização.

Não há propriamente um bom valor que possamos definir para esta métrica. O que é realmente importante é monitorizar este indicador, verificar em que situação nos encontramos no momento atual e desenhar um plano de ação válido para reduzir o desperdício e otimizar o fluxo de trabalho no futuro a curto, médio e longo prazo. 

No momento de medir a eficiência do fluxo de trabalho da empresa há uma de três reações possíveis que o esperam: o choque desagradável, a concordância/confirmação de expectativa ou a surpresa agradável. Em qualquer um dos cenários convém saber o que temos que levar em consideração na análise e o que podemos fazer para melhorar o indicador. 

O QUE DEVEMOS VERIFICAR PARA TERMOS DADOS REALISTAS?


Para se ter uma Eficiência do Fluxo que de facto reflete a realidade, é importante:

1. Verificar se o fluxo de trabalho está a refletir a forma como o trabalho e a operação decorrem na prática.
2. Verificar se existe algum estado no meio do workflow desenhado que representa, em simultâneo, uma espera e uma ação.
3. Verificar como as pessoas estão a usar as transições do workflow no dia-a-dia na plataforma de registo de tarefas.



O QUE POSSO FAZER NA PRÁTICA PARA MELHORAR OS RESULTADOS?

Para terminar partilho então três dicas do que fazer para melhorar a Eficiência do Fluxo:

1. Colocar o foco sobre os gargalos da operação. Ou seja atentar sobre o estado em que a tarefa fica mais tempo à espera de ação para explorar ao detalhe o que acontece e perceber as causas da demora.
2. Limitar a quantidade de trabalho em paralelo do sistema como um todo ou apenas de um estado do fluxo (limitar o *Work In Progress). Assim antes do gargalo se formar o fluxo pára e consegue-se trabalhar sobre o problema em potencial.
3. Não se limite ao fluxo em análise. Pense de forma global nos processos que possam impactar este fluxo e nas etapas pelas quais um pedido passa antes de se transformar numa atividade. 

A Eficiência do Fluxo de Trabalho deve ser revista periodicamente e utilizada como um orientador de ações. Este indicador é muito mais do que um número e pede um trabalho de melhoria contínua que as empresas com crescimento acelerado, como é o caso da Fabamaq, precisam para manter o seu time to market sem comprometer ou perder a qualidade.

 

CONCEITOS
*Gargalo – no fluxo produtivo um gargalo é uma etapa em que é recebido um número de pedidos superior à capacidade de processamento da cadeia produtiva. Os gargalos geram uma interrupção no fluxo de trabalho e atrasos no processo de produção.
*Work In Progress (WIP) - é o número de tarefas que uma equipa possui atualmente. Este indicador mostra a capacidade do fluxo de trabalho da sua equipa em qualquer momento.


 

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JANUARY 21, 2021