Knowledge Sharing - Time Management

Gestão de tempo

A gestão de tempo é o exercício de aplicar boas práticas de organização física, mental e temporal, para conseguir um aumento de produtividade, uma redução do stress e uma maior capacidade de auto-realização e prioritização de atividades.
Saber aplicar técnicas de gestão de tempo ajudam a evitar erros e equívocos sobre multitasking (ato de trabalhar em múltiplas tarefas ao mesmo tempo). Para evitar este tipo de erro, é necessário compreender a armadilha do multitasking e os princípios fundamentais da gestão de tempo: o espaço, a mente, e o tempo.

Multitasking

Multitasking é a aparente capacidade humana de executar mais que uma tarefa ou atividade num curto espaço de tempo. No entanto, esta capacidade contém várias falhas que provocam uma perda de qualidade, um aumento do stress e, muitas vezes, acaba por aumentar também o tempo que gastamos a completar uma tarefa.
Esta má interpretação existe, porque fomos habituados a paralelizar actividades como escrever emails, atender chamadas e delegar tarefas em simultâneo, sem nunca nos termos apercebido das falhas que acabam por acontecer.
Não obstante, estas falhas são menos notáveis em atividades passivas como ouvir música enquanto trabalhamos, ou ler um livro enquanto viajamos em transportes públicos.

O Mito na Prática

Para compreender melhor como é que esta capacidade pode ser ilusória, façamos um pequeno exercício:
  1. Proponho-vos a escrever a frase que se segue com a maior qualidade e brio possíveis e meçam o tempo que demoram a cumprir a tarefa: “Multitasking é um mito”
  2. Em seguida, escrevam os números de 1 a 23 com a maior qualidade e brio possíveis e meçam o tempo que demoram a cumprir a tarefa.
  3. Finalmente, repitam os passos 1 e 2 com uma nova restrição: para cada letra da frase (1) escrevam um número do conjunto (2). Clarificação: escrevam ‘M’, escrevam ‘1’, escrevam ‘u’, escrevam ‘2’, e daí em diante; sempre com a melhor qualidade e brio possíveis e meçam o tempo que demoram a cumprir a tarefa.
Conclusão

O objetivo do exercício anterior é dar a conhecer uma perspetiva diferente sobre a realização de tarefas em paralelo (multitasking), tentando demonstrar que a tarefa 3 levará mais tempo a ser realizada que a soma das tarefas 1 e 2 e/ou que a sua qualidade também será sacrificada.
A explicação para esta fenómeno está associada à nossa capacidade de darmos atenção a uma só atividade. No momento em que nos focamos numa tarefa e lhe damos toda a nossa atenção, os nossos níveis de produtividade aumentam e, desta forma, completamos a tarefa com maior qualidade e em menos tempo. No entanto, quando tentamos executar duas tarefas em simultâneo, no momento em que nos focamos numa (ex.: escrever a letra ‘M’) o nosso cérebro já está a processar o número seguinte; e isto, leva-nos a não estar 100% focados na tarefa em mãos.


A Prática do Mito

Para termos uma melhor percepção de como este problema pode afetar a nossa produtividade e qualidade do trabalho, olhemos para atividades reais e ligadas às nossas funções. Vamos refletir nos seguintes cenários:

- Um médico, numa sala de operações, a realizar uma cirurgia; se a sua atenção não estiver 100% focada na tarefa que tem em mãos, uma vida poderá estar em perigo. Que distrações poderiam estar na mente de um cirurgião durante uma operação? O casamento do seu melhor amigo? O aniversário da sua mulher? A festa de teatro do filho? Todas estas hipóteses são plausíveis e possíveis de acontecer; talvez não aconteça todos os dias; mas acontecerão algures no tempo.

- Um executivo, numa via pública em meio urbano, a tentar não chegar atrasado à reunião que marcou para discutir a compra/fusão de uma empresa. Terá esta pessoa esquecido algum documento importante em casa? Sentir-se-á confortável para fazer uma apresentação perante os investidores? Estas e outras distrações poderão levar a um acidente e mesmo que isso não aconteça, certamente levarão a um aumento dos níveis de stress.

- Uma professora, em casa, a corrigir os testes de três turmas de 30 alunos, enquanto pensa nas tarefas domésticas que faltam fazer. Será que a filha fez os trabalhos de casa? Será que o filho foi levar o cão à rua? E o marido, terá feito o jantar? A mãe está doente, quanto custarão os medicamentos na farmácia? E no meio de tantas distrações são as notas dos alunos que sofrem. Solução

A solução para este problema é sabermos dizer “não” às distrações que nos fazem perder o foco e a atenção dadas às tarefas em mão. Para isso é necessário sabermos organizar as nossas atividades por forma a darmos a nossa máxima atenção somente àquela em que estamos a trabalhar no momento. Esta solução aplica-se através dos Princípios Fundamentais de Produtividade.


Princípios Fundamentais de Produtividade

A nossa organização é fundamental para que a nossa produtividade possa estar focada numa só atividade. Essa organização divide-se em três componentes: o espaço, a mente e o tempo.


Espaço

A nossa organização espacial está relacionada com o ambiente de trabalho. A nossa secretária e todos os pertences que guardamos; as caixas, gavetas e arquivos; as malas e mochilas, e os bolsos; todos os espaços onde possamos guardar informação, são considerados Gathering Points.
Estes pontos de encontro não se restringem somente ao escritório; eles existem no carro e/ou em casa. E tão pouco se limitam a espaços físicos; a caixa de correio, o voicemail, as mensagens de texto e conversações, os calendários e gestores de tarefas; todos os lugares digitais onde nós possamos guardar informação pode ser considerado um ponto de encontro (Gathering Point). A nossa mente não é um Gathering Point.


Mestre Zen vs. Mestre do Caos

Em geral, as pessoas caracterizam-se, no que diz respeito à gestão de tempo, num espectro de organização pessoal, que vai do Mestre Zen – alguém que é naturalmente organizado – ao Mestre do Caos – alguém que é naturalmente desorganizado.
De um lado do espectro, o Mestre Zen é alguém que gere, por norma, 7–9 Gathering Points. Do outro lado do espectro, o Mestre do Caos é alguém que gere mais de 100. Isto não significa que as pessoas desorganizadas são menos produtivas ou têm menos sucesso; isto significa que essas pessoas encontraram forma de alcançar o sucesso apesar de serem desorganizadas.

Conclusão

O objetivo da gestão de tempo, contudo, é fornecer ferramentas para melhorar a qualidade do trabalho, reduzir o stress e recuperar tempo para investir em atividades de maior valor. E dessa forma, o objetivo para o primeiro Princípio Fundamental de Produtividade – o espaço – é reduzir os Gathering Points ao menor valor possível.
E por norma, o valor alvo é 5: a caixa dos pertences e dos não-pertences; a caixa dos portáteis; a caixa de correio de voz; a caixa de correio e a “caixinha” das ideias – um espaço onde colocar as nossas ideias e pensamentos (ex.: bloco de notas). É possível ultrapassar este valor alvo e manter o nível de produtividade; mas quanto maior for esse valor, mais trabalho vai requerer para gerir.


Mente

No meio do nosso ambiente de trabalho, enquanto tentamos focar-mo-nos numa tarefa, somos constantemente bombardeados com distrações e ideias do nosso subconsciente; as mesmas distrações que nos levam a praticar multitasking. E como vimos em cima, “a nossa mente não é um Gathering Point”.
Assim, é importante para a nossa organização mental, extrair essas distrações para os nossos Gathering Points aprovados. E para tal, recomenda-se um processo que nos obriga a refletir sobre conjuntos de conceitos, ideias e tópicos, para que os nossos pensamentos surjam e possam ser anotados nos seus devidos lugares (gathering points). Este processo é uma limpeza da nossa mente (Mind Clearing) suportada por Mental Triggers.


Limpeza da Mente

A limpeza da nossa mente é isso mesmo, uma limpeza; um varrimento de todas as nossas atividades, ideias, projetos e tarefas, que nos tiram a atenção para o que precisamos de fazer no momento. E esse varrimento não termina; é algo que deve ser recorrente, de tempos a tempos, para que possamos ter sempre a mente limpa e preparada para as tarefas importantes.

Ao realizar o processo de Mind Clearing é suposto demorar algum tempo; é possível que alguns temas não suscitem ideias; é possível que outros nos tirem bastante tempo. O importante é ter consciência passar toda esta informação para o papel ou para a aplicação, liberta-nos e dá-nos poder para ser mais produtivos e não estarmos constantemente distraídos com ela.
Um exemplo desta técnica pode ser aplicado ao tema Finanças, e todos os pensamentos relativos a finanças (ex.: contabilidade, economias, impostos, banco,empréstimos, aumentos, despesas, etc.) sejam colocados num Gathering Point. Vamos usar uma folha de papel (obs.: parte do bloco de notas) para esta iteração. Depois de anotar tudo o que nos vem à cabeça, colocamos essa folha de papel num lugar de fácil acesso, para mais tarde processarmos tudo o que lá estiver. Entretanto, não pensaremos mais naquela informação, excepto casos de emergência, urgentes ou inadiáveis.

Conclusão

A nossa mente não é um Gathering Point. A nossa produtividade depende da nossa capacidade de focar-mo-nos numa só tarefa e executá-la de forma eficaz e eficiente. Para isso, precisamos de uma mente limpa, livre de distrações. Um último conselho: sempre que tiverem uma ideia ou algo que vos distraiam, anotem, simplesmente, e não pensem mais no assunto.


Tempo

O terceiro e último Princípio Fundamental de Produtividade é o Tempo. Depois de sabermos organizar o nosso espaço (físico e digital), e depois de sabermos limpar a nossa mente das distrações, resta-nos alocar tempo a todas as atividades, projetos e tarefas que listamos anteriormente. E é nessa alocação que conseguimos garantir melhores resultados na nossa gestão de tempo.
“Tempo é dinheiro” – é uma expressão muitas vezes usada quando pensamos em perder tempo; mas há outras perspetivas que são importantes de salientar nesta expressão. Realmente, tempo é dinheiro; e tal como se paga juros quando pedimos um empréstimo monetário, também pagamos juros quando pedimos um empréstimo “temporário”. Da mesma forma que gerimos o nosso plafond financeiro, também temos de saber gerir o nosso orçamento em função do tempo gasto.
O nosso calendário é, provavelmente, uma das maiores ferramentas que podemos usar na nossa gestão de tempo. Uma vez processados todos os itens da lista de atividades, tarefas e projetos que nos ocupavam a mente, podemos alocar tempo a esses itens de forma a sermos mais produtivos e mais eficazes na nossa gestão de tempo. Adicionalmente, há outras ferramentas que nos podem ajudar, como os gestores de tarefa.
Antes de começarmos com a alocação de tempo, com a prioritização e execução das nossas atividades, é preciso introduzir dois conceitos importantes relativos ao nosso tempo: (1) a Einstein Window; e (2) a 80/20 Rule.


Einstein Window

A janela de Einstein é um conceito que define um intervalo de tempo onde nós atingimos o pico da nossa produtividade. Para entender este conceito, podemos comparar a vida dos estudantes; muitos dizem que gostam de acordar cedo e estudar de manhã; outros dizem que preferem ficar até de madrugada a estudar. Estas preferências são nada mais que as suas Einstein Windows, ou seja, os intervalos de tempo em que são mais produtivos e em que as suas mentes estão mais aptas e preparadas para o exercício mental.
Assim, é importante definirem a vossa janela de Einstein e perceberem quando é que são mais produtivos – de manhã, de tarde ou de noite? E devem proteger esse tempo, alocando-lhe as tarefas de maior valor (Most Valuable Activities), seguindo a regra dos 80/20.

80/20 Rule

Uma vez sabida e protegida, a nossa Einstein Window é um espaço onde devemos concentrar todo o trabalho estratégico e importante; todo o trabalho que merece o pico da nossa produtividade; e todo o trabalho que é prioritário. Isto é um dos pontos da 80/20 Rule.
A regra dos 80/20 diz respeito ao Princípio de Pareto que afirma que 80% dos efeitos vêm de 20% das causas. Na vertente profissional, é um princípio que diz que 80% dos frutos do nosso trabalho, provêm de 20% das nossas acções. E a regra dos 80/20 é a aplicação desse princípio à nossa produtividade, ou seja, alocação dos 20% mais importantes das nossas atividades à janela de Einstein, maximizando assim os resultados obtidos.

Conclusão

A aplicação destes dois conceitos (Einstein Window e 80/20 Rule) dá-nos ferramentas importantes para saber gerir o nosso tempo e melhorar a nossa produtividade. Resta-nos então a fase de alocar as nossas atividades ao nosso tempo; e para tal, avançamos para o último passo na nossa gestão de tempo: Getting Things Done.


Getting Things Done

A prática dos Princípios Fundamentais de Produtividade é o que nos assegura a boa gestão do nosso tempo. Para aplicar esses princípios, há estratégias e processos.

Estratégia

Existem várias estratégias no que diz respeito à organização e execução das nossas atividades. A estratégia explorada aqui segue os seguintes passos: (1) capturar; (2) clarificar; (3) organizar; (4); refletir; (5) executar.

Capturar

O primeiro passo começa com a aplicação do primeiro e segundo princípios fundamentais. De uma forma organizada, podemos investir entre 1 e 6 horas a fazer uma limpeza à nossa mente e capturar todos os itens que precisamos de processar, para um Gathering Point.

Clarificar

Assim que tivermos uma lista de itens, clarificamos esses itens respondendo a algumas perguntas:

1 - [O item] é algo que nos obriga a executar uma ação? Se o item não nos obrigar a tomar ações, então poderá ser 1 de 3 casos: (1) é lixo; é algo que já não nos interessa guardar, e podemos apagar; (2) é algo que está pendente de fatores externos e temos de esperar para processar este item ou algo que talvez, um dia, queiramos fazer; (3) é uma referência, um website, uma nota, uma informação que apenas precisa ser guardada. Caso o item seja uma atividade que requeira execução, devemos fazer a próxima pergunta.

2 - [O item] é algo estratégico? Ações que não sejam estratégicas podem ser executadas de diferentes formas; podem ser ações sistematizadas e executadas de forma automática com ajuda de recursos; podem ser ações delegáveis a outra pessoa – por exemplo, se precisamos de comprar um artigo, podemos pedir a alguém que já vai fazer compras para comprar o nosso artigo; ou podem ser ações que sejam completamente alocadas a outras pessoas ou entidades.

Organizar

A organização destes itens em Gathering Points passa também por organizar a nível de contexto. Por exemplo, podemos classificar um item como projeto e esse projeto é algo que só possamos fazer em casa; nesse caso, podemos adicionar uma etiqueta @casa como forma de sabermos o contexto desse projeto ou ação.

Refletir

Este passo é uma retrospetiva da aplicação dos princípios fundamentais de produtividade e dos passos descritos neste artigo, por forma a reavaliar frequentemente a prioridade dos nossos projetos.

Executar

O último passo será a simples execução de uma ação ou projeto. Mas mesmo para cumprir este passo de forma organizada, seguimos um processo que, para cada item, respondemos a três perguntas:

1 - Qual é o próximo passo?
2 - Quando é que vai ser feito?
3 - Onde é que pertence?


Processo

Sabendo como organizar o nosso espaço e limpar a nossa mente, resta-nos alocar o nosso tempo às atividades, tarefas e projetos que capturamos com a estratégia acima descrita. Primeiro, definimos quando é o pico da nossa produtividade (Einstein Window) ; depois, definimos quais são as atividades, tarefas e projetos mais valiosos (Most Valuable Activities); e finalmente respondemos às seguintes perguntas para cada item, aplicando a 80/20 Rule.

Qual é o próximo passo?

A primeira pergunta diz respeito ao próximo passo a executar na concretização da atividade, tarefa ou projeto. Neste contexto, o próximo passo diz respeito ao passo imediatamente seguinte, ou seja, que ação singular e simplista deve ser executada para avançar o estado da tarefa ou projeto.
Por exemplo, se um dos itens é “Compras de Natal”, o passo imediatamente a seguir não será obrigatoriamente ir fazer as compras de Natal. Pode ser decomposto em sub-passos, cujo primeiro será algo simples como “Fazer a lista de compras de Natal”. E é sobre este próximo passo que faremos as restantes perguntas.
Outro exemplo, mais curto, poderá ser “Jantar”, cujo primeiro passo imediatamente a seguir pode ser “Decidir jantar fora ou fazer o jantar” que poderá levar a “Escolher um restaurante” ou “Verificar se é preciso fazer compras para o jantar”.
Um terceiro exemplo, mais longo, poderá ser “Férias”, cujo primeiro passo pode ser “Escolher um destino de férias” ou “Escolher uma data para as férias”. E, de forma recursiva, esse projeto será decomposto em tarefas e subtarefas até que apenas ações singulares sejam necessárias para avançar com o projeto – até chegar a algo do género “Telefonar para o hotel X e reservar quarto entre a data A e B, para N pessoas”.
O objetivo desta primeira pergunta não é saber com detalhe todos os passos inerentes à realização de determinada atividade, tarefa ou projeto. O objetivo é simplificar sistematicamente as decisões e execuções necessárias à sua realização.
Mesmo para atividades recorrentes, p.ex.: “Jogo de Futebol da FMQ” poderá ser decomposto em nas deslocações, no equipamento, na reserva do espaço, na convocatória dos jogadores, etc. E para cada uma dessas subtarefas, é necessário passar pelo mesmo processo de responder às três perguntas.

Quando é que vai ser feito?

A segunda pergunta diz respeito à calendarização dessa atividade, tarefa ou projeto. Assim, uma vez decomposta em ações singulares, é possível alocar tempo para executar cada uma dessas ações. E para tal, é necessário recorrer ao Terceiro Princípio Fundamental da Produtividade e aos conceitos de Einstein Window e 80/20 Rule, para que essas ações sejam executadas no tempo certo.
Quando estamos a responder a esta pergunta sobre determinado item, há três respostas que dependem do tempo que nós estimamos precisar para executar a ação. Se uma ação demorar menos de 2–5 minutos a ser realizada, então deve/pode ser feita imediatamente, se o contexto permitir. Se uma ação demorar mais de 15–20 minutos, então deve ser calendarizada. E as restantes ações, podem ser guardadas numa lista de tarefas a fazer (num gestor de tarefas) para serem realizadas posteriormente, num determinado contexto.
O objetivo desta segunda pergunta é processar todos os itens da nossa lista e alocarmos o tempo certo necessário à sua realização. Projetos grandes devem ser decompostos em ações singulares, para que estas ações possam ser alocadas de igual forma. E outro tipo de tarefas, possam ser feitas fora das nossa Einstein Window e de acordo com a 80/20 Rule.

Onde é que pertence?

A terceira e última pergunta diz respeito ao contexto da ação. Este contexto pode ser espacial (ex.: em casa, no escritório, no computador), social (ex.: com a pessoa X) ou temporal (ex.: de manhã), ou outro contexto que se aplique.
Aqui também se aplica o contexto físico e o digital. Objetos físicos que não tenham uma finalidade bem definida, ou quando há dúvidas sobre a sua finalidade, devem ser deitados fora. Itens digitais que não tenham finalidade, devem ser mantidos (podem ser organizados todos numa lista de “Perdidos e Achados”, por exemplo) uma vez que o espaço digital tem um custo cada vez mais baixo, e as consequências têm menos impacto.
O objetivo desta última pergunta é manter uma separação das nossas ações por contexto, para que estas não nos distraiam durante o nosso dia e nos façam perder tempo. Sempre que precisamos de trocar de foco e dar atenção a outra atividade, ser-nos-á mais fácil fazê-lo se tudo o que precisamos para realizar essa atividade esteja num lugar que já estejamos à espera, para não perdermos tempo a organizar primeiro.


Calendário

Resta-nos relacionar todos os conceitos aprendidos com a maior de todas as ferramentas de gestão de tempo: o calendário. Físico ou digital, o calendário é sem dúvida a mais eficaz ferramenta de gestão de tempo que podemos usar quando aplicamos os conceitos passados ao longo deste artigo. Para terminar, vamos descrever um exemplo de como aplicar todos os passos até agora à seguinte lista:

- Jantares de Natal;
- Projeto Jalapeño;
- Ginásio e desporto;
- A Miúda da Porta Ao Lado;
- A Liga da Justiça;
- Japão;
- Revisão Fotográfica;
- Moonlight Sonata;
- Transportes;
- Secretária;
- Arrumar a casa;

Subscrições Aviso: esta lista é extremamente pequena e reduzida mas, num cenário real, uma lista pode conter dez vezes mais itens e podem ser precisas várias horas para processar tudo. No entanto, este “processar tudo” só será feito uma vez.

Capturar

Alguns dos itens nesta lista vieram de objetos físicos visíveis em casa, no escritório ou na secretária. Outros, são ideias, atividades ou projetos comuns; e alguns projetos menos comuns.

Clarificar

Jantares de Natal:

Jantar de Natal da Empresa
Não está a ser organizado por mim; não implica ações estratégicas; é um evento, que está a ser organizado por uma equipa da Empresa; a única ação será agendar o evento no calendário com a data, hora e localização, e comparecer.

Jantar de Natal da Turma
Está a ser organizado por mim; implica algumas ações, nomeadamente, convidar as pessoas, escolher uma data e hora, escolher um restaurante, reservar o restaurante, etc..

Jantar de Natal de Família
Não está a ser organizado por mim; mas implica algumas ações estratégicas, nomeadamente, compras de Natal (prendas, decorações), decorar a casa, convidar a família, planear o menu, etc.. Algumas destas ações podem ser delegadas ou feitas na totalidade por outros membros da família.


Projeto Jalapeño:

O novo projeto começa em seis semanas; é preciso definir uma equipa, alocar recursos (humanos e tecnológicos), preparar o espaço onde a equipa vai trabalhar, dar formação aos membros da equipa, apresentar os clientes à equipa (marcar reuniões), etc.. Muitas destas tarefas serão feitas pela direção da Empresa; mas algumas requerem outras que estarão destacadas aos membros da equipa (p.ex.: estudar o domínio do projeto).


Ginásio e desporto:

Alocar algum tempo a atividades físicas, inclusive as deslocações;
Comprar equipamento;
Agendar os eventos recorrentes;


A Liga da Justiça

Saiu o filme há duas semanas; agendar uma data para ir ao cinema;


Japão:
Marcar a viagem ao Japão; é preciso passaporte/visto; é preciso escolher a data da viagem; é preciso reservar os voos; é preciso escolher os aeroportos de partida e chegada; é preciso reservar hotel/hoteis; é preciso planear o plano turístico; etc.


Revisão Fotográfica:
Rever todas as fotos tiradas em 2017;
Fazer o álbum da viagem X; revelar as fotografias;


Moonlight Sonata:
Aprender a tocar a Moonlight Sonata em piano; é preciso um piano; é preciso um instrutor; é preciso partituras; é preciso agendar aulas. Ou aprendemos de forma auto-didata?


Transportes:
Pagar o passe de transporte;
Agendar as viagens;


Secretária:
Arrumar a secretária;
Deitar fora os papeis;
Arrumar os livros;


Arrumar a casa:
Limpar a cozinha, sala, quarto, etc.
Fazer as compras do mês;
Arranjar a janela;


Finanças e Subscrições:
Fazer a contabilidade do mês;
Fazer os cálculos para o IRS;
Pagar os serviços e software;

Organizar

Estas tarefas podem ser organizadas por contexto:

@casa
@escritório
@ginásio
@computador
@pessoal
@social


Refletir

Eventualmente, as várias iterações seguintes vão ajudar a definir melhor o método e o contexto:

@casa

@computador
@fotografia

@finanças
@subscrições
____________

@empresa

@Jalapeno

@eventos

____________

@desporto

@ginásio

@futebol
___________


@pessoal

@cinema

@música

@viagens

@Japão
@transportes

____________

@social

@jantares


Executar

Neste último passo, criámos as várias etiquetas no nosso calendário e correio electrónico e gestor de tarefas, etc., e começamos a alocar as tarefas respondendo às 3 perguntas fundamentais. O resultado será uma vista (semanal) do vosso calendário, parecido com a seguinte tabela:
 
Horas Domingo Segunda Terça Quarta Quinta Sexta Sábado Horas
07:00               08:00
08:00   metro metro metro metro metro reflectir 09:00
09:00 futebol Jalapeño   Jalapeño Jalapeño   reflectir 10:00
10:00 futebol Jalapeño Jalapeño Jalapeño Jalapeño   finanças 11:00
11:00 futebol Jalapeño Jalapeño Jalapeño Jalapeño Jalapeño finanças 12:00
12:00 futebol         Jalapeño piano 13:00
13:00   almoço almoço almoço almoço almoço almoço 14:00
14:00 almoço   Jalapeño Jalapeño Jalapeño     15:00
15:00 cinema Jalapeño Jalapeño Jalapeño Jalapeño Jalapeño casa 16:00
16:00 cinema Jalapeño Jalapeño     Jalapeño casa 17:00
17:00 cinema Jalapeño Jalapeño       casa 18:00
18:00 férias metro metro metro metro metro casa 19:00
19:00 férias ginásio piano ginásio piano ginásio   20:00
20:00 jantar jantar jantar jantar jantar jantar jantar 21:00
21:00   fotografia fotografia fotografia fotografia fotografia   22:00
 
Foram retiradas algumas horas a este calendário semanal. No entanto, essas horas podem ser usadas para outras tarefas que não estejam diretamente relacionadas com a lista exemplo. O objetivo é que durante o tempo definido em cada célula, só nos foquemos naquela tarefa. É preciso ter em conta que existe um espaço entre células que não está representado mas que serve para não sobrepor eventos em cima de outros eventos (buffer time).

É claro que algumas das tarefas mais importantes podem não estar apresentadas aqui; uma forma de organizar este calendário por contexto seria atribuir contextos diferentes a calendários diferentes e atribuir essas tarefas aos calendários que não são recorrentes, para que esses se sobreponham aos outros.

E é importante esclarecer que tarefas que ocupem menos de 20 minutos não estão aqui apresentadas, pelo que poderiam ser feitas nas células vazias, quer façam parte do contexto @casa quer façam parte do contexto @empresa.

Conclusão

A gestão de tempo não é uma ferramenta. A gestão de tempo é um conjunto de boas práticas na organização do nosso espaço, da nossa mente e da forma como alocamos o nosso tempo às nossas atividades de maior valor (80/20 Rule). Para tal, seguimos os Princípios Fundamentais da Produtividade para podermos aumentar a nossa produtividade, reduzir o nosso stress e conseguirmos alcançar mais.

As estratégias e processos usados na gestão de tempo, são passos sistemáticos que nos ajudam a proteger esses níveis de produtividade. E o nosso calendário não é mais que um mapa do nosso tempo, que tem como objetivo guiar-nos na realização das nossas atividades.

Uma vez que esse mapa esteja definido, é importante protegê-lo e saber dizer “não” a nós próprios mas também a quem nos faz desviar desse caminho. Isso significa que, às vezes, é necessário saber, de forma assertiva, dizer não aos nosso amigos e colegas. Isto não significa, de todo, que não façamos favores nem ajudemos os nossos amigos ou colegas; mas é importante fazê-lo nas nossas condições, no nosso tempo (disponível / desprotegido) para que a nossa produtividade não seja sacrificada.

Para concluir, a gestão de tempo é um conjunto de boas práticas e, como tal, é preciso praticar. Os exercícios de Mind Clearing e Refletir devem ser feitos com alguma regularidade. Os passos de organizar as tarefas e atividades deve ser revisto (mas não necessariamente alterado) com alguma frequência. E os resultados devem ser celebrados, quem sabe, num jantar de Natal, no Japão, ao som da Moonlight Sonata, tocada em piano, em frente aos colegas da turma ou da empresa, enquanto passa o vídeo dos melhores momentos do ano; afinal de contas, essas são as atividades de maior valor.

Referências
[1] https://www.lynda.com/Business-Skills-tutorials/Managing-Your-Time/143455-2.html
[2] https://www.lynda.com/Business-Skills-tutorials/Getting-Things-Done/170776-2.html
[3] https://www.lynda.com/Outlook-tutorials/Managing-Your-Calendar-Peak-Productivity/585231-2.html
[4] https://www.lynda.com/Business-Skills-tutorials/Time-Management-Fundamentals/397387-2.html
[5] https://pt.wikipedia.org/wiki/Princ%C3%ADpio_de_Pareto
 


Pedro André Oliveira nasceu em Matosinhos, em 1988. Mestre em Engenharia Informática e Computação, pela Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto, escolheu esta área pela sua paixão por jogos digitais. Foi desde muito cedo que começou a sua aventura no universo dos videojogos e a planear o seu futuro na indústria; polímato nas áreas de Narração, Design e Desenvolvimento de Jogos, procura acompanhar as várias comunidades e tecnologias da área dos jogos digitais. Atualmente, é programador na FMQ, na equipa de Game Core, onde desenvolve funcionalidades para o motor de jogo.
SHARE 
JANUARY 05, 2018